【お問い合わせ】私が24時間ルールを作ったわけ

カウンセラー中村綾子です。

・お問い合わせには迅速に対応するべき?
・メールだと自由だけど、何時までに返信したらいいの?
・どんな問合せにも真摯に応えたほうがいいっていうけれど・・・

とクライアント様対応に悩む起業女子たちに向けて、役立つ情報をお届けします!

もちろん、カウンセリングを受講中のクライアント様や、ご検討いただいている読者さまがお読みいただいても構いません。

私がいつもお伝えしていることについて、より理解が深まっていくかと思います。

公認心理師・中村綾子
プロフィール
著書一覧

お問い合わせ:2つのお願い

24時間以内にご連絡します
フルネームを記載してください

という2つを、すべてのお問い合わせ・ご連絡にはお願いしております。

24時間以内の返信で、ゆとりを作る

お問い合わせには迅速な対応を!

これは、起業塾・起業コンサルなどでとてもよく言われることだと思います。

起業時は、1件のお問い合わせがくることが、うれしくてうれしくてたまらなくて、「即座に対応!」することに、価値を置きやすいと思います。

同時に仕事もそれほど忙しくない場合、時間的にも「即座に対応!」が出来ると思います。

ですが・・・
一旦、仕事が忙しくなりはじめると、

・返信しなきゃいけないのに出来ていない
・お問い合わせ対応だけで、時間が膨大に取られてしまう
・実際の仕事につながっていかない「仕事」が多い

というイライラ倍増の時期がやってきます。。。
私も経験済ですので、それについては下記へ。

そのため、「24時間以内の返信」とは、自分で自分のゆとりを作るために設けているマイルールなのです。

・今すぐ返信しなくてもいい
・余裕のある時に、丁寧に対応しよう
・自分で自分の時間を作ってもいい

意識的に、時間の使い方を変えていくことだと思っています。
これにより、起業まもなくやってきた「お問い合わせ対応に追われる時期」より、ずっとゆとりが増えました。

経験談:連続25通のメールを返信した日

カウンセラーとして1年くらい経過した頃でしょうか・・・
とても多くのお問い合わせをいただくようになっていきました。

新規カウンセリングの受付も、現在は随時行っていますが、当時は受付日を限定して行っていました。

そのため、受付日が近くなると、お問い合わせが急増していったと記憶しています。

ある時、1晩でたくさんのお問い合わせが届きました。
当時は、ホテルラウンジでカウンセリングを行っていましたので、出発前の時間を使って、お問い合わせメールを返信していました。

結果・・・連続25通!!!

「終わった!」と思ったら、新たなお問い合わせメールが入る。
さらに回答する。。。

その結果、終わろうとして立ち上がっても、再びPCの前に座って返信メールを書く・・・ということを繰り返し、25通も書いていたのでした。

お問い合わせを歓迎するからこそ、ルールが必要

私は、現在もお問い合わせをいただくことは、大変うれしく思っています(お問い合わせページ)。
ですが、お互いの貴重な時間を割くことになるため、ルールが必要だと思っています。

それが、上記の通り、

・24時間以内の返信
・フルネームを記載いただく

ことです。

特に、ラインなど簡単な連絡方法に慣れてしまっている方が多いため、「名乗る」ということが無いまま、いきなり用件のみ記載されているお問い合わせも、残念ながら多くありました。

上記のルールを決めてからは、フルネームの記載がない場合には、再度こちらからお名前の記載をお願いするメールをお送りするか、返信しないことを徹底しています。

このルール徹底により、とても丁寧なお問い合わせをいただくことが増え、私自身も気持ちよく対応できていると感じています。

また、メール内容が、お問い合わせではなく個人的なご相談と判断した場合には、こちらからの返信を行わない場合がありますので、ご注意ください。

まとめ:便利な時代だからこそ、大切にしたいこと

冒頭にも記載しましたが、今回は起業女子向けにブログを書いてみました。

・パソコン1つで・・・
・スマホ1台で・・・
・自由な時間を!

といったキャッチフレーズに踊らされて、起業女子という言葉にあこがれる方も多いかと思います。

そんな憧れで起業するのも、決して悪くはないと思いますが、日々いろんなことが起こり、いろんなことに悩まされる時、ブレない軸をもっていくことが、私はとても大切だと思っています。

私にとっては「ブレない軸」とは、「挨拶」です。

摂食障害の患者時代、はじめての病院・カウンセリングに行っても、相手(医師・カウンセラー)が自身の経歴や想いなどの自己紹介をしてくれることは、1度もありませんでした。

どこの誰で、どんな想いで仕事をしているのか分からない相手に、自分の心の闇を話す・・・という作業。

そこに、大きな矛盾とギモンを感じてきました。

だからこそ、カウンセリングとは、「人 対 人」。
カウンセラーとしてではなく、同じ「人」なのだからこそ、挨拶を大事にしていきたいと思っています。

それがメールでも同じです。
初めてお会いする際のカウンセリングでも、簡単な経歴と摂食障害専門カウンセリングを作った理由などをお伝えしています。

毎回のカウンセリングでも、必ず挨拶をしています。

これが、私がずーっと大切にしていることなのです。

起業したいなら、専門分野と同時に大切にしていく「何か」を考えてみてください。
すでに起業しているなら、専門分野の世界で見落としがちな「何か」に気づいてみてください。

それを一緒に考えていく場所が、ココにあります。